Face à l’évolution rapide du monde des affaires et aux exigences croissantes du marché, bon nombre d’entreprises recourent aujourd’hui au Project Management Officer (PMO) pour assurer le soutien stratégique de leurs programmes, portefeuilles et projets. Depuis plus de 10 ans que ce rôle est apparu sur le marché, les PMO s’affirment comme des acteurs-clés pour garantir une gouvernance d’entreprise efficace.
Dans cet article, nous verrons comment le PMO peut s’assurer que tous les membres impliqués dans un projet comprennent comment contribuer correctement à la réussite des objectifs fixés par l’organisation.
Définition du rôle du PMO
Le Project Management Officer (PMO) est responsable de la gestion des programmes, portefeuilles et projets au sein d’une organisation ou d’une entreprise. Il s’agit d’un poste stratégique qui a pour principale mission d’aligner les projets sur la vision et les objectifs de l’entreprise.
Responsabilités et fonctions du PMO
Les principales responsabilités et fonctions du PMO incluent:
- Développement des process et des standards : développement des normes à suivre pour chaque étape d’un projet afin de garantir son bon déroulement ;
- Analyse des performances : mesure et analyse des performances réelles face aux indicateurs clés prévus, ainsi que la mise en place des actions correctives nécessaires si nécessaire ;
- Contrôle budgétaire : surveillance des dépenses relatives aux différents projets, contrôle des budgets alloués et intérêt particulier pour respecter le budget initial prévu;
- Coordination interne/externe : collaboration entre tous ceux qui participent à un projet donné, qu’il s’agisse d’utilisateurs finaux internes ou externes, de fournisseurs ou autres membres impliqués ;
- Assistance technique : fournir une assistance technique aux chefs de projet si nécessaire afin qu’ils puissent effectuer leurs missions sans être perturbés par des aspects techniques ou administratifs liés au travail accompli.
Le PMO met en œuvre des outils et logiciels appropriés destinés à faciliter sa tâche de pilotage, tels que le reporting avec tableau de bord, le monitoring des charges et activités, etc. lui permettant d’avoir une vue complète sur l’ensemble des activités en cours dans une organisation.
Le rôle du PMO ne se limite pas à ces fonctions techniques et peut également servir de conseiller ou consultant pour les chefs de projet qui ont besoin d’une formation supplémentaire ou même d’orientation professionnelle.
Comment le PMO contribue-t-il à l’atteinte des objectifs de l’entreprise ?
Le Project Management Office a un rôle clé dans l’organisation, en particulier pour assurer la réussite des projets. Voici quelques fonctions clés qui aident les organisations à atteindre leurs objectifs :
Analyse des risques et des opportunités
Le PMO est responsable de l’identification et de la gestion des risques liés aux différents projets à travers une analyse exhaustive du projet. Cela nécessite également une bonne compréhension des processus de travail existants et de leur faisabilité.
Suivi et contrôle des projets
En tant que responsable du suivi et du contrôle du programme, le PMO doit être capable de surveiller le bon déroulement des activités, tout en veillant à ce que toutes les parties impliquées respectent les échéances prévues. Il peut également être amené à prendre des mesures correctives si certaines étapes ne sont pas menées à bien selon les standards prescrits.
Gestion des ressources
Cette fonction s’applique non seulement aux personnes et au matériel mais également aux informations fournies par les utilisateurs finaux ou d’autres membres impliqués, ainsi qu’à celles relatives aux autres membres impliqués ou encore aux fournisseurs. Le rôle principal du PMO est d’assurer que tous les membres impliqués comprennent comment ils contribuent efficacement à atteindre les objectifs fixés par l’organisation.
Quelle est la différence entre en PMO et un chef de projet ?
Il y a souvent une confusion quant à savoir qui fait quoi entre le project management officer (PMO) et le chef de projet. Les chefs de projet ont pour principale mission d’être garant du succès technique et administratif d’un projet donné, alors que le PMO gère globalement plusieurs programmes, portefeuilles et/ou projets afin d’assurer une mise en œuvre cohérente au niveau organisationnel.
Autrement dit, tandis que le Project Management Office veille à ce que chaque projet soit aligné sur l’objectif stratégique global, le chef de projet est directement chargé de sa mise en œuvre opératoire.
Processus mis en place pour assurer le succès des projets
Pour assurer le succès des projets, il est nécessaire de mettre en place un certain nombre de processus et d’outils spécifiques. Les principaux sont:
Planification et budgétisation
La planification et l’allocation des ressources appropriées (humaines, matérielles et financières) sont essentielles pour garantir la bonne exécution d’un projet. Le Project Management Office doit être capable de définir les étapes à suivre, évaluer le temps et les coûts associés, prévoir tous les risques potentiels et allouer les ressources adéquates.
Gestion des changements
Le PMO se charge également de la gestion des changements afin que tous ceux qui participent au projet aient une compréhension commune et une vision globale du projet. Il est chargé de veiller à ce que les modifications soient intégrées au flux de travail normal sans interruption et que toutes les parties impliquées soient informées des changements ou mises à jour apportés.
Communication et collaboration
Une communication claire entre toutes les personnes impliquées contribue grandement à la réussite d’un projet donné. Cela signifie que le Project Management Officer doit pouvoir garantir une coordination efficace entre tous les membres impliqués via une plateforme centralisée de partage de fichiers et autres outils collaboratifs accessibles à distance.
Quels sont les avantages du PMO?
Les avantages du Project Management Office pour une organisation peuvent être multiples, tels que :
- Optimisation des résultats : en aidant à orienter chaque membre vers l’objectif final de l’organisation;
- Flexibilité : grâce aux outils technologiques mis en place pour faciliter la gestion des projets;
- Meilleure gouvernance : car elle permet d’instaurer un système durable dans lequel toutes les parties prenantes sont tenues responsables ;
- Niveau élevé de satisfaction des clients : car elle permet une meilleure visibilité et contrôle sur l’avancement des projets ;
- Ressource exceptionnelle : parce qu’elle offre une source intrinsèque de connaissances concernant l’industrie et le secteur spécifique.
Le PMO est devenu un élément indispensable pour garantir une gouvernance d’entreprise efficace. Son rôle consiste à s’assurer que les différents projets conçus par l’entreprise sont bien menés et réalisés avec succès. Les fonctions du PMO comprennent la planification et le suivi des projets, la gestion des risques et la prise en charge de la communication entre les parties prenantes concernées. La mise en place d’un système de contrôle rigoureux permet au PMO de veiller à ce que tous les processus se déroulent comme prévu tout en assurant le respect des objectifs fixés. Enfin, il est important de noter que le chef de projet et le PMO sont complémentaires et contribuent tous deux au bon fonctionnement de l’entreprise.
