Ah des papiers encore des papiers ! Et encore nous sommes en 2023, la numérisation d’une très grande partie de nos papiers facilite énormément leur conservation et leur tri. Les démarches administratives françaises nécessitent de conserver un certain nombre de documents pendant de nombreuses d’années.
Les factures d’électricité font partie des documents importants pour les particuliers et les entreprises. Leur conservation et leur gestion répondent à des règles précises, voyons donc ensemble combien de temps garder les factures EDF ?
Durée légale de conservation des factures EDF
Les règles sont claires et exhaustives : Les factures EDF doivent être conservées pendant une période minimale donnée, selon leur nature :
- Factures résidentielles : elles doivent être conservées pendant 5 ans à partir de la date d’émission.
- Factures professionnelles : elles doivent être conservées pendant 10 ans à partir de l’année de clôture de l’exercice comptable concerné.
La différence de durée de conservation s’explique par le fait que les entreprises sont soumises à des obligations légales en matière d’archivage des documents comptables. Les factures EDF font partie de ces documents et permettent notamment de justifier les charges déductibles. En cas de contrôle fiscal ou de litige, il est crucial pour une entreprise de pouvoir présenter ces pièces.
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Gestion électronique des factures EDF
Avec l’avènement du numérique, il est désormais possible de gérer ses factures EDF de manière électronique. Cette option présente plusieurs avantages :
- Gain de place : les factures numériques sont stockées sur un espace en ligne sécurisé, ce qui évite d’avoir à conserver des documents papier volumineux.
- Facilité d’accès : il est aisé de consulter ses factures électroniques à tout moment et depuis n’importe quel support (ordinateur, tablette, smartphone…).
- Respect de l’environnement : opter pour la dématérialisation des factures permet de réduire sa consommation de papier et son impact écologique.
Chez Happymen, tant sur le plan personnel que professionnel, nous avons opté pour le numérique dès que nous le pouvions. Cela amène à avoir une rigueur de rangement sur son ordinateur ou sur un cloud. Mais quel kiff de ne plus avoir des tas de papiers qui traînent à la maison ou au bureau !
Comment numériser ses anciennes factures papier ?
Pour les factures EDF déjà reçues au format papier, il est possible de les numériser afin de faciliter leur gestion.
Chacun peut s’organiser comme il le souhaite, mais voilà quelques étapes de base mises en place chez Happymen pour la numérisation de nos anciennes factures EDF :
- Utiliser un scanner ou une application mobile spécialisée comme scannable pour créer un fichier numérique correspondant à chaque facture.
- Veiller à obtenir une image claire et lisible, respectant les dimensions originales du document.
- Enregistrer les factures numérisées dans un dossier dédié sur son ordinateur ou sur un espace de stockage en ligne sécurisé.
- Renommer chaque fichier de manière cohérente (par exemple : “Facture_EDF_01-2021.pdf”).
Conseil Happymen : Pensez vraiment à renommer les fichiers, ca prend 2 secondes et c’est plus qu’important pour retrouver un fichier le jour où vous en avez besoin.
Conséquences en cas de non-respect de la durée légale de conservation
Après tout, on pourrait naturellement se dire que ce n’est pas si grave de ne pas concerver les factures de notre fournisseur d’énergie. Détrompez-vous, les conséquences peuvent être plus importantes que vous ne le pensez.
Le non-respect de la durée légale de conservation des factures peut entraîner certaines conséquences :
- Pour les particuliers : en cas de litige avec EDF ou de demande de remboursement, l’absence de justificatif peut compliquer le traitement du dossier.
- Pour les professionnels : ne pas conserver ses factures pendant 10 ans peut être sanctionné lors d’un contrôle fiscal. L’administration peut alors procéder à des redressements et infliger des pénalités financières.
En cas de litige avec EDF, il est conseillé de contacter dans un premier temps le service client de l’entreprise pour tenter de trouver une solution amiable. Si cela ne suffit pas, il est possible de saisir le médiateur national de l’énergie qui pourra étudier le dossier et proposer une recommandation.
Optimisation de la gestion des documents administratifs
Afin de faciliter la conservation et la gestion de ses factures EDF, il convient d’adopter quelques bonnes pratiques. Ces habitudes à mettre en place sont exactement les mêmes que toutes personnes organissées à déjà mis en place pour d’autres papiers administratifs.
- Classement régulier : bien organiser ses documents dès leur réception permet de gagner du temps par la suite et de s’y retrouver plus facilement.
- Mise en place d’une routine : dédier un moment régulier (par exemple, une fois par mois) à la gestion des factures afin de ne pas laisser s’accumuler les documents.
- Sauvegarde : penser à réaliser des sauvegardes de ses factures numériques, notamment sur un support externe ou dans le cloud, pour éviter de les perdre en cas de problème informatique.
- Tri régulier : vérifier régulièrement que l’on respecte bien les durées légales de conservation et procéder au tri des anciennes factures devenues inutiles.
Et voilà, maintenant grâce à Happymen, vous voilà à la page ! Connaître les règles relatives à la conservation des factures EDF et adopter des bonnes pratiques en matière de gestion permet de sécuriser ses démarches administratives et d’éviter d’éventuelles conséquences fâcheuses.
